Principes de facilitation des temps partagés
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Pilier 2 : « Gouvernance intégrant les parties prenantes – Gouvernance partagée »
Mots clés : coopération, facilitation, équipe, travailler ensemble
La facilitation, c’est l’art d’accompagner les groupes pour développer leurs propres réponses à leurs enjeux, grâce à l’intelligence collective.
Coopérer au sein d’une équipe cela commence par fluidifier les temps de travail communs, la facilitation de ces temps de travail permet aux membres de l’équipe de profiter pleinement de ces temps partagés et de s’engager au service du collectif.
Le processus de réunion déléguée est une des manières de permettre cette fluidification, ce processus nécessite néanmoins que le facilitateur désigné au sein de l’équipe ait une connaissance des processus permettant de gérer les différents temps de travail d’une équipe pendant une réunion :
- le partage d’information et le partage de représentation,
- la définition d’un objectif partagé,
- l’analyse d’une situation de travail,
- la rétrospective d’une action antérieure,
- la recherche de solutions créatives,
- la recherche de solutions expertes,
- la prise de décision collective,
- la planification d’un plan d’action,
- le pilotage du plan d’action.
En se formant ensemble à la facilitation les membres de l’équipe développent de nouvelles manières de travailler en collaboration et les réunions deviennent des temps forts. Ils peuvent ainsi chacun à son tour prendre la place du facilitateur des réunions et donc évitent qu’une tâche soit monopolisée par le leader ou par un membre qui devient ainsi plus influent que les autres.
Définition de la facilitation
- La facilitation c’est l’ensemble des processus qui sont mis en œuvre avant, pendant et après une rencontre pour aider un groupe à atteindre ses objectifs. C’est permettre l’émergence de l’intelligence collective et de la coopération au sein des groupes.
- « La facilitation de groupe est un process dont le choix est acceptable pour tous les membres du groupe, suffisamment neutre et qui n’a aucune autorité́ décisionnelle, diagnostique et intervient pour aider un groupe pour identifier, résoudre les problèmes, prendre des décisions et pour augmenter l’efficacité́ du groupe. » Définition de l’IAF (Association Internationale des Facilitateurs)
Faciliter c’est tirer le meilleur des groupes et des équipes dans un cadre sécurisant, avec l’aide de méthodes de travail collaboratives, de processus d’ateliers, d’outils d’animation et de créativité, de jeux sérieux, de temps dédiés à la cohésion du groupe sous la houlette d’un facilitateur expérimenté.
Les équipes qui visent la coopération ont de nombreuses raisons de travailler ensemble et donc de vivre des temps de réunions ou d’ateliers facilités :
- Définir une vision partagée, des objectifs, des intentions, des valeurs,
- Partager des points de vue différents et contrastés sur une situation,
- Construire un espace de coopération entre différentes parties prenantes,
- Simplifier les interfaces entre services ou activités,
- Diagnostiquer des situations, rechercher des solutions innovantes,
- Prendre des décisions collectives,
- Améliorer et simplifier des processus et méthodes de travail,
- Développer de nouveaux produits ou service,
- Comprendre et améliorer l’expérience client, l’expérience collaborateur,
- Résoudre des problèmes de logistique, de production, de fonctionnement,
- Planifier des actions et s’assurer de leur réalisation,
- Répartir des tâches dans un plan d’action,
- Traiter de thématiques concernant différentes parties prenantes,
- Traiter de thématiques non accessibles à un seul individu,
- Développer des projets,
- Permettre l’auto-organisation d’un groupe, d’une équipe,
- Penser et apprendre ensemble …
Origines
La facilitation est issue de plusieurs courants qui visent au travail collectif permettant de résoudre des problèmes, créer des conditions de vie meilleures pour les personnes, créer des solutions nouvelles, développer la capacitation des personnes (empowerment)…
Quelques sources :
- Créativité, creative problem solving (OSBORN) et toute la tradition du travail collaboratif américaine des années 1950 à 1990 incluant par exemple les chapeaux de Bono.
- Qualité totale, cercles de qualité (années 60 à années 90) : travailler ensemble pour résoudre des difficultés rencontrées dans le travail, avec des outils de résolution de problèmes. On peut ajouter la méthode Métaplan qui a fait ses preuves pendant de nombreuses années.
- Éducation populaire (Pour Christian Maurel, l’éducation populaire est « l’ensemble des pratiques éducatives et culturelles qui œuvrent à la transformation sociale et politique, travaillent à l’émancipation des individus et du peuple, et augmentent leur puissance démocratique d’agir ».
- Sociocratie, un mode de gouvernance partagée qui permet à une organisation, quelle que soit sa taille, de fonctionner efficacement selon un mode auto-organisé caractérisé par des prises de décision distribuées sur l’ensemble de la structure.
- Le jeu dans l’activité professionnelle et la formation (Jeux cadres de Thiagi, Gamification et serious game…).
- La modernisation du travail en équipe projet : design thinking, Agilité…
Compétences du facilitateur
Le facilitateur, tel que nous le voyons œuvrer dispose d’un guide simple qui lui permet de préparer ses actions, animer, prendre le temps d’analyser ce qu’il a fait, échanger avec son client ; ce sont les dimensions de la facilitation :
- le cadre de l’action,
- le processus de l’action,
- les outils utilisés,
- la posture du facilitateur.
Cadre
Le facilitateur externe met en place un cadre sécurisant qui comporte :
- Le cadre de l’intervention – relation client, contractualisation, définition des rôles de chacun, transparence : clarté de la mission, clarté de la thématique, clarté du livrable, clarté de la suite donnée… identification et traitement des risques d’instrumentalisation
- Cadre de confiance, cadre collaboratif, règles de fonctionnement du groupe
- Cadre de réalisation de l’atelier du séminaire (logistique, salle, gestion du temps)
Le facilitateur des réunions collectives utilise le cadre qui aura été défini préalablement.
Processus
Il établit un processus de mise en action du groupe, de production des résultats, conformes au livrable : ce processus d’activités comprend généralement des temps de :
- Partage de représentation sur la situation, la thématique à traiter
- Diagnostic partagé de la situation
- Choix d’une priorité à traiter, transformation en challenge créatif, en objectif
- Créativité idéation / choix d’une idée / préparation de la solution / …..)
- Choix d’une solution, d’actions à mener
- Décision collective, engagement
- Définition du plan d’action, clarification des modes de pilotage.
Ce processus prévoit des temps de travail individuels, à deux, en sous-groupes, en plénière selon les cas.
- Nota : certaines méthodes structurées guident le processus de travail : CPS / METAPLAN / Design Thinking / World Café / Forum ouvert / Théorie U
Il établit également un processus de cohésion / de dynamique de groupe permettant la création d’un groupe collaboratif, sa mise en mouvement, l’engagement des personnes dans l’activité, le maintien de l’énergie tout au long de l’atelier ou de la journée :
- Temps d’inclusion permettant la connaissance des autres personnes présentes (icebreakers…)
- Création du cadre de confiance
- Indications concernant les objectifs, les attendus
- Gestion de la parole : cercle, parole au centre, bâton de parole
- Gestion de l’énergie au sein du groupe, des temps forts et des temps faibles
- Gestion des tensions, des difficultés éventuelles, des prises de pouvoir.
- Démarrage, clôture.
Il utilise des outils (permettant la mise en activité du groupe)
- Partage de représentation
- Clarification de la vision, des objectifs
- Diagnostic
- Créativité (résolution créative de problèmes)
- Prise de décisions partagées
- Plan d’action et pilotage du plan d’action
- Outils numériques pour la facilitation à distance
Il développe une posture facilitant le travail du groupe, la confiance des personnes, l’atteinte des résultats.
- Neutralité, non-sachant,
- Engagement dans l’action, stimulation, permissions,
- Communication positive, adressée à des adultes,
- Décentré de lui-même / centré sur le groupe ,
- Confiance envers le groupe, l’intelligence des personnes, les processus.
Le facilitateur laisse le groupe agir, se réguler, confronter des idées, tant que cela peut servir l’atteinte des objectifs.
Nous co-construisons avec vous toutes les étapes de nos accompagnements, en intelligence collective et de manière agile.